【忙しいあなたへ】仕事を減らすための５つの考え方

山積みのタスクに日々遅れるスケジュール。

残業０を目指したいけど、仕事が減らないから無理という人は多いのではないでしょうか？

僕自身、いくら残業をしても中々スケジュール通りに進まないプロジェクトを経験しました。

そんな経験や本を読んで得た知識から、「忙しい」から解放されるための考え方を紹介します！

ひらべー

この記事は、こんな人にオススメ！

・残業を少しでも減らしたい

・余裕を生んで別のことに取り組みたい

・限られたリソースで成果を最大化したい

５つの考え方

僕が思う仕事を減らすために必要な５つの考え方はこちらです！

それぞれ解説していきます！

目的に合うものだけに取り組む

仕事の減らす第一歩は、目的を把握して目的に合った仕事だけに取り組むことです。

「そんなの当たり前だよー」と思う方、次のような仕事の依頼をされたらあなたならどうするでしょう？

上司

日本の人口について調べてほしい

・「Googleで調べる」
・「知っている人に聞こう」

このようにどうやって調べるのか？を思いついた人は目的外の仕事をしている可能性大です。

なぜなら、その上司は日本の人口について「ここ数年の推移が知りたい」のかもしれませんし「都道府県別の人口が知りたい」のかもしれません。

目的を把握するために「なぜ日本の人口を知りたいのか？」のように「なぜ？」を確認ができれば、目的の把握はOKでしょう！

あとは、「ついでにアメリカの人口も調べてみようかな」とか余計なことをしなければ大丈夫です。

「目的に合うものだけに取り組む」ことによって、目的外の無駄な仕事が減らせるはずです！

別の手段を考える

目的に合った仕事に取り組む前に、別の手段でもっと楽にできないか考えてみましょう！

例えば、

上司

入力した項目をエクセルファイルでダウンロードできるシステムを作ってほしい

エクセルでテンプレートを作って直接入力するのだとどうでしょう？

みたいな感じです。

例のように、「どうやって実現するか？」までセットになっている依頼は要注意で、
「依頼主が本当に求めているものは何か？」を考え、より少ない仕事量で求めているものを提供できないか考えましょう！

特に「すでに似たような仕組みがないか？」「すでにあるものを組み合わせることで実現できないか？」の２つは常に考えるといいかなと思います。

80点を目指す

常に100点満点をめざして仕事をする。
とても素晴らしいことだと思いますし、過去の僕もそうでした。

ただ、80対20の法則というのをご存じでしょうか？

80対20の法則は「全体の数値の8割は、全体を構成する要素のうちの2割の要素が生み出している」という経験則のことです。

つまり、100点をとるために100の労力が必要なのだとしたら、20の労力で80点までは取れてしまうということです。

同じ100の労力をかけるなら、「100点のものを１つ」生み出すよりも「80点のものを５つ」生み出した方が成果としては大きくなりますよね？

なのでまずは８０点を目指し、８０点が取れたら別の８０点を取りに行きましょう！

ひらべー

「何をしたら８０点取れたことになるの？」と思う場合は、

「しないと成果として成り立たなくなるものだけをやる」と考えるとよいと思います！
残りのタスクは、優先度を落としてしまいましょう。

１００点を取りに行ってしまう例を一つを挙げると、凝りに凝ったパワーポイント資料を作ることです。

多くの場合は、パワーポイントにまとめた情報だけ相手に伝われば良いはずなので、
情報だけ箇条書きでまとめるのが８０点の仕事です！

空き時間は課題を探す

ここまでの３つを実践出来たら多かれ少なかれ時間に余裕ができるのではないでしょうか？

その空き時間は「課題を探す」ようにしましょう。

一番ダメなのは「別の仕事を探す」ことで、なぜダメかというとここまで減らしてきた仕事がすぐに見つかるのでそれをやってしまっては仕事が減ったことになりませんｗ

「他にもっと大きな価値を作ることはできないか？」「今の業務プロセスに改善出来ることはないか？」と別の仕事の糸口を探しましょう！

特に次の解説に出てくる「効率化・自動化」をするのがオススメです！

同じことは２度やらない

あなたの身の回りには「定期的に」とか「複数回」行う仕事はないでしょうか？

「月１回のレポートの作成」「QA・トラブル対応」等々…

特に1番最初は、分からないことだらけで調べるのに時間がかかりますよね？

まずは、2回目以降同じように調べなくて済むように情報や手順をまとめるようにしましょう。

3回目以降はまた80対20の法則を使って「作業時間の80％」を使う「20％の作業手順」を効率化・自動化できないか考えましょう！

全部を効率化・自動化するのは大変ですが、
時間のかかる部分を見定めて改善していけば、無理なく仕事を減らせるはずです！

まとめ

仕事を減らすための５つの考え方を紹介しました。

仕事を減らすとなると関係者との調整は必須となり時にはうまく話が通せないかもしれません。

しかし、最も大事な仕事に注力しようとする方向性は「限られた時間で成果を最大化する」重要なスキルだと思うのでくじけずトライし続けましょう！

参考書籍

「この記事での考え方をより深く理解したい！」という方向けに僕自身が影響を受けた書籍の紹介です！