僕はITエンジニアをやっているのですが、新人のころからよく言われていたことがあります。
それが「認識のズレをなくせ」。
これまでの社会人生活で、たくさんのズレを経験した結果、
「これに気を付けるとズレにくいな」と思えるポイントを見つけたので、
ご紹介したいと思います！
この記事の対象
- 上司から指示を受ける人
- 部下に指示を出す人
どちらの立場の人にも意識すべきこととしてまとめてみています！
認識ズレがあるとどうなるのか？
そもそも認識がズレると何が困るのでしょうか？
基本的には期待通りのアウトプットがでずに仕事が遅れたり手戻りが発生したりすることになります。
ということは「認識のズレをなくす」というのは「より正確にアウトプットするための手段の１つ」と言えそうですね！
なぜ認識はズレるのか？
一言で言ってしまうなら「相手は違う人間だから」です。
何が違うのかというと「持っている知識」「これまでの経験」「考え方・価値観」が違います。
つまり「知識や経験、考え方が違うから『必ず』ズレる」んです。
なのでこの記事では
「ズレはなくせないから、いかに小さくするか」という観点でポイントを紹介しようと思います！
認識ズレを小さくする３つのポイント
HowよりもWhy
いきなりですが質問です。
「日本の人口について調べて」
こう言われた時、あなたはまず何をしますか？
「Googleで調べる」「書籍で調べる」「知ってる人に聞いて見る」このようにどうやるのか、Howを思いついた人。この記事では不正解です。
仮に日本の人口を1億数千人だと調べても、本当に知りたかったのは「人口の推移」かもしれませんし、「都道府県別の人口」かもしれません。
この記事での正解は「なぜ人口を知りたいか聞く」「人口を知ってどうするのか聞く」のようになぜなのか、Whyを知ろうとすることです。
指示を受ける側の人は、「なぜ」なのか聞くようにしましょう。指示を出す側の人は「なぜ」なのか伝えるようにしましょう。
Whyを共有することでアウトプットイメージが合いやすくなります！
知識・考え方の差を埋める
前述のとおり、認識のズレは「知識」「経験」「考え方」の差から生まれます。
それぞれの差について「何が起きて」「どう対処すればよいのか」をまとめます。
知識の差
知識の差がある場合、会話中に「分からないワード」が出てくると思います。
このときやることは２つ。
- （知識が少ない側）分からないことがあったら「分からない」と正直に打ち明ける
- （知識が多い側）「分からないことが分からない」部分を質問で見つける
１番目は、簡単で会話中に分からないなと思うことがあったら素直に「分からないから教えてほしい」と相手に伝えましょう。
「そんなことも知らないのか」って思われそうとかあると思うので僕が良く使う前置きも紹介しておきます。
・勉強不足だったら申し訳ないのですが、
・知らないの僕だけかもですが、
・以前お聞きしたことがある気がするのですがまだ頭の整理が追いついておらず、
２番目は、知識の少ない人には「分からない」という認知ができない領域があるので、知識の多い側がその領域を見つける必要があります。
コツは分からなそうなことに対して質問を投げかけてみることです。
そのときに「〇〇って知っています？」はNGで、この質問だと単語を聞いたことがあるレベルで「知っている」という返事が返ってきます。
なので「〇〇ってなぜか知っています？」とか「どうやって〇〇を使うのか知っています？」とか深堀するような質問の仕方をすると知識が浅いことを見抜きやすいです！
経験・考え方の差
この差があると、途中まで話が理解できたので途中でいきなり「どこからそんな結論が出てきたんだ」と思う瞬間が生まれると思います。
こんな時はまず「どこまで理解できたのか」と「どの部分で躓いているのか」を整理しましょう。
そのうえで
- この部分とこの部分のつながりが良く分からなかったので教えてください
- ここまでは理解できて、僕だったらこういう風に考えちゃうんですがどうでしょう
といった形で聞いてみるとよいと思います！
おまけ… 単語の言い換え
人は同じ単語でも頭に浮かぶイメージが違ったり、同じものを指していても通じる単語が違ったりします。
例えば「信号機」といったら人によっては横長の車用のものをイメージするかもしれないですし、
人によっては縦長の歩行者用のものをイメージするかもしれません。
そういったことを想定して、
「信号機、赤青黄色が横に並んだやつ」みたいに単語とその単語を少し言い換えたものを続けると頭に浮かぶものがズレません！
最小でアウトプットを出す
Whyを共有してアウトプットイメージが大まかにできたところで、なるべく早く実際のアウトプットを作成しましょう。
例えばリクエストが「各都道府県ごとに人口の推移をまとめてほしい」なんだとしたらとりあえず北海道についてまとめてみるイメージです。もはやデータは適当でも良いかもしれません。
これができれば作り切った後にやり直しなんてことはまず起きないでしょう！
最後に
経験上、はじめのうちは「知識」「経験」「考え方」の差を埋めるのに結構な時間がかかります。
ただ、時間をかけてその差を埋めていけば認識のズレはどんどん小さくなっていきますし、
最終的には１を伝えたら１０理解してもらえるような関係を築けるかもしれませんね！
